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Erstattungen

oder auch „Wie ich Dinge für den Verein einkaufe und mein Geld zurück bekomme“.

Ausgaben

Entscheidungshoheit

  • Grundsätzlich entscheidet das Plenum über alle Ausgaben des Vereins.
  • Ausgaben werden nur dann im Plenum beschlossen, wenn sie zuvor auf der Mailingliste hackspace@lists.darmstadt.ccc.de angekündigt wurden.
  • Formell liegt die Entscheidung über die Verwendung von Vereinsmitteln beim Vorstand.
  • Der Vorstand ist nur das ausführende Organ und richtet sich dabei aber nach den Vorgaben des Plenums.

Ausnahmen

  • Vierteljährliche Budgets für Küche und Werkstatt können ohne separate Plenumsentscheidung verwendet werden.
  • Geringfügige Ausgaben (z.B. Putzmittel) bedürfen keiner gesonderten Abstimmung im Plenum.

Für den Verein einkaufen

  • Die bevorzugte Zahlungsmethode ist „auf Rechnung“.
  • Alternativ kann die Rechnung auch selbst vorgestreckt und im Nachhinein durch den Verein erstattet werden.
  • In abgesprochenen Ausnahmefällen kann der Verein auch per Vorkasse bezahlen.
  • Es wäre gut, wenn Chaos Computer Club Darmstadt e.V. und unsere Adresse drauf stehen. Siehe: Kontakt. Das ist aber nicht zwingend und es geht auch ohne.

Vorstandsbeschluss

Jede Ausgabe benötigt einen zugehörigen Beschluss, der vom Vorstand beschlossen wird. Hierzu kann im Vorstandsraum mit .newvote <Abstimmungstext> eine neue Abstimmung eingeleitet werden. Für den Abstimmungstext hilft die Orientierung an neueren, existierenden Beschlüssen. Im Zweifelsfall nachfragen.

Beispiel

hexa: .newvote Wir kaufen Filament für den 3D Drucker für 149,94 EUR
beschlussbot: Neue Abstimmung V749 ("Wir kaufen Filament für den 3D Drucker für 149,94 EUR") von hexa- (cc braack, fleaz, hexa-)
beschlussbot: V749: hexa- hat für "Wir kaufen Filament für den 3D Drucker für 149,94 EUR" mit 'Ja' abgestimmt

Hieraus lassen sich die folgenden Fragen beantworten:

  • Wer kauft etwas? Wir, also der Club.
  • Was kaufen wir? Filament für den 3D Drucker.
  • Wieviel kostet es? 149,94 EUR (exakter Preis); alternativ bis zu 150 EUR (Budgetrahmen).
  • Was ist die Referenz für diesen Vorstandsbeschluss? V749
  • Wer muss abstimmen? Der jeweils aktuelle Vorstand
  • Ist der Beschlusstext beschlossen? Nein, es haben noch nicht alle Vorstände abgestimmt

Ausgaben erstatten lassen

Erstattungen werden per Mail an kasse@chaos-darmstadt.de beantragt. Sie enthalten:

  • Für jede Erstattung den Namen, Preis, Vorstandsbeschluss
  • Die Erstattungssumme
  • Die Rechnungen oder Belege als PDF im Anhang
  • Die Bankverbindung

Rechungen scannen

Unsere Buchhaltung arbeitet strikt digital. Das bedeutet, dass wir Rechnungen ausschließlich im PDF-Format verarbeiten. Wenn deine Rechnung nur in Papierform vorliegt kannst du unseren Scanner verwenden. Dieser kann dir deine gescannten Dokumente per E-Mail zustellen.

Rechnungen mit Teilbeträgen

Bei gemischten Rechnungen, die nur teilweise erstattet werden sollen, sind die entsprechenden Posten klar zu markieren und/oder nichtzutreffende zu streichen. Ggf. kann die neue Summe annotiert werden.